Planejamento de TI: Separando o Joio do Trigo

IT strategic planning

Um dos maiores desafios organizacionais relacionados à área de TI é a elaboração de um bom planejamento. O grande problema é que não existem fórmulas mágicas para se aplicar nas empresas, e cada caso deve ser analisado com suas individualidades. Mas sim, é possível balizar alguns pontos que são cruciais para a elaboração de um bom plano. Normalmente procuramos nos organizar olhando para um modelo, como COBIT ou ITIL, e, com certeza, é a coisa certa a se fazer. Mas o que mais precisamos vislumbrar para elaborar um bom planejamento? Eu acredito nos seguintes mandamentos:

  1. Olhe-se no espelho: O que faz a sua empresa? Quais são os valores? Qual papel a TI exerce no seu negócio? É preciso dimensionar corretamente o papel da TI para não cair numa verdadeira enrascada. É muito comum o superdimensionamento ou subdimensionamento de recursos e a realização de escolhas erradas em termos de sistemas ou plataformas, puramente por “ter visto funcionando em outro lugar”. Mas as necessidades e realidades são bastante diferentes. E os orçamentos, também. Para não ter uma péssima experiência, é preciso alinhar corretamente estes pontos.
  2. Dimensione o seu negócio: Qual o tamanho da operação? O que a empresa oferece de bom? Quais as maiores dificuldades? Uma matriz SWOT ajuda bastante a entender onde estão as pedras no caminho. E ajuda também na reflexão do que pode ser crucial na hora de aplicar e dimensionar alguma ferramenta de TI.
  3. Conheça o seu público interno: Saber com quem se trabalha é importante. E informar como se quer que trabalhe também! Há empresas que possuem acesso liberado à internet e seus funcionários sabem respeitar a hora dar aquela espiadinha no Facebook. Em compensação, há empresas que, se não houver um proxy com restrição de acesso, as coisas fogem de controle rapidamente. Um bom controle do uso de email também deve ser estabelecido, e um contrato onde constem todas as políticas de uso de TI dentro da empresa é uma boa ferramenta para estabelecer as regras do jogo entre a empresa e seus colaboradores.
  4. Saiba o que fazer: Tenha um plano! Ou vários! Depois de se olhar no espelho, dimensionar seu negócio e conhecer seu público, está na hora de pensar no que fazer. Esta fase do planejamento é a mais importante, pois é onde se estabelecem as prioridades de investimento. Pense sempre em todas as áreas que a TI engloba dentro da empresa, seja na área administrativa, seja no setor de pessoal, financeiro, estoque, ou na área operacional, como vendas on-line, controle de pedidos, segurança, etc.. São infinitas áreas que precisam de atenção, mas o ideal é segmentar e tratar aquelas que se tem como mais importantes. Use a estrutura organizacional da empresa como balizador e divida entre as áreas de infraestrutura (redes, hardware e software), pessoal, treinamento, serviços e outros recursos. Claro que existem mil maneiras de se organizar, mas é preciso começar por algum lugar.
  5. Mantenha o pé no chão: Não adianta pensar em construir um foguete para ir à Marte com orçamento que não paga um sanduíche na padaria da esquina. É muito comum ver empresas investindo grandes quantias em estações de trabalho e servidores superdimensionados, sistemas de CRM ou ERP que são mais complexos que os sistemas da NASA, sendo que poderiam gastar 1/5 do orçamento com soluções mais simples e eficazes. E é ainda é mais comum ver administradores reclamando de altos custos de investimento em TI com pouco retorno. Pois, falta uma melhor orientação dos gestores/consultores da área e um pouco de criatividade e curiosidade, uma vez que há diversas soluções livres e gratuitas similares a algumas pagas mais conhecidas. Muitas vezes é melhor investir em formação do pessoal com ferramentas diferentes do que se gastar num produto extremamente dispendioso, licenciado anualmente ou que necessite de relicenciamento a cada nova versão.
  6. Mantenha o seu plano em cima da mesa: O Plano de TI deve estar sempre à vista, para ser consultado e jamais esquecido. Qualquer documento que entre em uma pasta ou gaveta, em poucos dias (ou horas!) acaba esquecido. E até que ele seja achado e que se vença a inércia para colocá-lo de novo em movimento, muita energia será gasta.

Por último, não tenha medo de errar. Normalmente o medo acaba sendo um aliado no mal planejamento. A dica é fazer planejamentos de curto, médio e longo prazo. Aja em cima dos de curto prazo e ajuste os de médio e longo. Com certeza os recursos serão melhor aproveitados e logo o medo passará. Acredite!

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